Een livestream organiseren: wat komt daar allemaal bij kijken?

Een livestream organiseren: wat komt daar allemaal bij kijken?

Live streaming is nauwelijks meer weg te denken uit het dagelijks leven. Doordat fysieke bijeenkomsten in de afgelopen jaren lastiger zijn geworden, grijpen steeds meer organisaties naar the next best thing: online events / livestreams organiseren. Daarnaast maken hybride evenementen het tegenwoordig mogelijk om een veel groter publiek te bereiken. Niet langer is de grootte van een zaal bepalend voor de grootte van het publiek want ook thuis vanaf de bank of op kantoor kan iedereen virtueel aanwezig zijn.

Live streams bieden dus de oplossingen voor diverse problemen. Maar een livestream organiseren op een professionele manier, hoe je dat?

Voorbereiding van de livestream

Bij het organiseren van een professionele live stream komt een hoop kijken. Daarom is het goed om een aantal zaken op een rij te zetten voordat je begint.

Online of hybride evenement

Allereerst is het belangrijk om vast te stellen of het evenement volledig online moet plaatsvinden of dat het een hybride event moet worden. Bij een hybride evenement is een deel van het publiek fysiek aanwezig en kijkt de rest mee via een live stream. Het voordeel van een hybride bijeenkomst is dat er makkelijk interactie kan plaatsvinden met het live publiek, terwijl een volledig online evenement juist als voordeel heeft dat er slechts een relatief kleine ruimte voor nodig is.
Verder zijn er een aantal organisatorische zaken die vooraf bepaald moeten worden:

  • Hoeveel sprekers zijn er?
  • Is er een dagvoorzitter of presentator?
  • Zijn er sprekers op afstand of op locatie?
  • Moeten er losse video’s worden afgespeeld?
  • Wie doet de regie?

Inhoudsopgave

Livestream locatie

Wanneer de grote lijnen van het evenement zijn uitgezet, kun je gaan kijken naar een geschikte locatie. Heb je al iets op het oog? En past die locatie bij het evenement dat je voor ogen hebt? Een mooie ruimte met een goede uitstraling is natuurlijk een goed begin maar denk ook aan de praktische kant. Want is er een snelle en stabiele internetverbinding aanwezig? Kun je er gemakkelijk apparatuur kwijt en kun je deze gemakkelijk laden en lossen bij de locatie? Bij een hybride evenement moet je natuurlijk ook denken aan bereikbaarheid voor het publiek en voldoende parkeergelegenheid.

Het is natuurlijk ook mogelijk om een kant en klare live stream studio te huren, waarbij al die zorgen bij je worden weggenomen.

Podium setting livestream

Ook de podium setting is belangrijk. Voor een live stream gevuld met losse presentaties zullen andere voorbereidingen moeten worden getroffen dan voor bijvoorbeeld een panel- of tafelgesprek. Daarnaast is het ook aan te raden om goed na te denken over de sfeer die het online evenement moet uitstralen. Daarbij kan gedacht worden aan het decor en graphics die gebruikt bij het organiseren van een live stream.

Livestream organiseren podium setting

Content en communicatie

Live streams zijn eigenlijk zelden een one man show. Bij een professioneel online evenement komen vaak meerdere sprekers aan het woord. Daarnaast kan interactie met het publiek een onderdeel zijn. Misschien bellen er wel sprekers in om het woord te nemen?
Het is daarom belangrijk om goed te communiceren met alle sprekers. Spreek duidelijk af welke content ze willen delen en hoe ze dat willen doen.

  • Hebben ze een PowerPoint-presentatie en kunnen ze die al van te voren delen?
  • Hebben ze video’s die afgespeeld moeten worden?
  • Willen ze tijdens het evenement zelf de presentatie ‘doorklikken’ of doet iemand anders dat?

Het is altijd verstandig om de multimedia vooraf te testen voordat de live stream gaat plaatsvinden, zodat je zeker weet dat alle content geschikt is en goed werkt. Als er sprekers inbellen, kun je dit ook offline testen voorafgaand aan het evenement.

Tijdens het evenement

Op de dag van de live stream is het natuurlijk van belang dat alles in goede banen wordt geleid. Gasten en sprekers moeten weten waar ze aan toe zijn, de techniek moet tot in de puntjes verzorgd zijn.

Begeleiding

Als er (gast)sprekers aan bod komen, is het wel zo prettig als ze ruim van tevoren weten waar ze aan toe zijn.

  • Want hoe komen ze op en waar gaan ze zitten / staan?
  • In welke camera moeten ze kijken?
  • Is het verstandig om eventuele (technische) vragen voorafgaand aan het gesprek door te nemen zodat ze zich kunnen voorbereiden?
  • Wellicht is het zelfs verstandig om een volledige repetitie te doen voordat de live stream start.
  • Een goed draaiboek is essentieel voor een soepel verloop van het event. De event manager moet de schakel zijn tussen de technische faciliteiten en het programma.
  • En ook niet onbelangrijk: tijdsbewaking! De klok moet in de gaten worden gehouden, zodat er een ritme blijft in de live stream. De aandacht van het publiek mag natuurlijk niet worden verloren.

Belichting, beeld en audio

En dan is er natuurlijk nog de techniek. Zijn de sprekers goed verstaanbaar en zichtbaar? Is de ruimte mooi uitgelicht en is de online verbinding in orde? Kunnen (in)bellers moeiteloos contact maken? Al deze dingen moeten voorafgaand aan de live stream uitvoerig getest zijn om een mooi eindresultaat te garanderen.

Livestream_presentator_3
Live stream

Na het evenement

Zelfs wanneer het evenement erop zit en de stream offline is, is het werk nog niet gedaan.
Afhankelijk van de wensen van de klant kan er van de live stream nog een volledige opname gemaakt worden. Dat kan een integrale uitzending zijn maar de beelden kunnen uiteraard ook nog bewerkt en geknipt worden tot een perfect eindproduct.
Met een evaluatiegesprek kan er tenslotte gekeken worden naar eventuele verbeterpunten voor volgende evenementen.

Support

Hulp nodig bij het organiseren van een livestream / online event?

Kun je na het lezen van deze leidraad wel een helpende hand gebruiken bij het organiseren van jouw online event? Of besteed je liever de gehele operatie uit? AudioVision helpt je graag! Samen gaan we op zoek naar de ideale manier om jouw online of hybride livestream in goede banen te leiden, met de juiste organisatie, planning en apparatuur.

PO Raad 

“Heel fijn om een lokale partij te hebben waar direct mee geschakeld kan worden”

Live stream

De verschillende mogelijkheden

Full service in onze studio

Zoek je nog een mooie locatie waar je snel en simpel je evenement neerzet? Maak dan gebruik van onze volledig ingerichte livestream studio in Utrecht, met aanpasbaar decor. Ondersteund door onze technici maak jij een op en top professionele uitzending.

Live stream camera

Full service op jouw locatie

Heb je zelf al een locatie voor je evenement maar ben je nog op zoek naar een betrouwbare partner voor de verzorging van de techniek? 

Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op! 

Live stream apparatuur huren

Zelf doen?

Zoek je alleen de juiste audiovisuele middelen / apparatuur voor je live stream? Van camera’s tot licht.

Of je nu precies weet wat je nodig hebt of op zoek bent naar advies, wij helpen je graag.