Hybride evenement organiseren

Alles over het organiseren van een hybride evenement. Wat is een  hybride evenement en hoe zet je dat op? Lees hieronder meer.

Hybride events

Wat is een hybride evenement?

Een hybride evenement is een evenement dat je zowel fysiek als online kunt bijwonen. Het vindt dus plaats op een locatie met live publiek maar wordt ook uitgezonden via internet. Daarbij bestaat het online gedeelte niet alleen uit een live stream maar er vindt ook interactie plaats met het online publiek. Op die manier kunnen geïnteresseerden die niet in de gelegenheid zijn om naar de locatie te komen toch deelnemen aan het evenement.
Een hybride event is dus de perfecte manier om een veel groter publiek te bereiken, zonder de noodzaak voor een extreem grote locatie.

Inhoudsopgave

HYBRIDE EVENTS

Top 5 voordelen van een hybride evenement 

  1. Groter publiek; meer mensen kunnen aansluiten bij het evenement.

  2. Duurzaam; de meeste mensen hoeven niet te reizen.

  3. Makkelijk terugkijken; het evenement wordt gestreamd en tegelijkertijd opgenomen

  4. Interactief; er is live publiek aanwezig én je kunt gebruik maken van online tools

  5. Selectiever; mensen die niet in het gehele programma zijn geïnteresseerd kunnen deels online kijken

Hybride evenement congres

Hybride events

Tips voor het organiseren van een hybride evenement

Voorbereiding

Uitnodigingen

Bij het versturen van de uitnodigingen voor het evenement is het belangrijk dat je meteen duidelijkheid schept. Verstuur dus aparte uitnodigingen voor het live evenement en het online event, of maak in de uitnodiging duidelijk dat er nadrukkelijk verschil is.

Kies de streamingdienst 

Om een goede livestream op te zetten, is het van belang dat je een streamingdienst kiest die goed past bij het evenement en de doelgroep. De ene streamingdienst is de andere niet, ondanks dat ze in de basis dezelfde functionaliteit hebben. AudioVision kan uiteraard adviseren bij deze keuze.

Check alle content en techniek vooraf

Een haperende stream of falende techniek kan er al snel voor zorgen dat kijkers afhaken. Aangezien er veel techniek komt kijken bij een hybride evenement, dient alle techniek en content vooraf goed getest te worden. Werkt de live stream bijvoorbeeld soepel? En wat dacht je van video’s, slides en audio? Werkt de interactie met de online deelnemers? Is er een stabiele internet verbinding?

Zorg altijd dat er heldere deadlines afgesproken zijn voor het aanleveren van content. Op het laatste moment nog wijzigingen doorvoeren is risicovol en kan het hele online gedeelte van het evenement in gevaar brengen.

Informeer sprekers van te voren

Sprekers dienen van tevoren goed op de hoogte te worden gebracht van de technische aspecten van een live stream. Want spreken tot een publiek dat deels online is, is toch anders dan voor een groep levende lijven spreken. Neem de tijd om alles goed door te spreken. Waar staan de camera’s? Hoe richt hij zich tot het (online) publiek en hoe vindt er interactie plaats? Wat te doen als er technische problemen zijn en hoe communiceer je dan met de spreker? En wat kan hij nog meer verwachten? Maak duidelijke afspraken en deadlines voor het aanleveren van eventueel audiovisueel materiaal.

TIPS HYBRIDE EVENTS

Tijdens het evenement

Interactie met de online kijkers

De manier waarop je communiceert met het publiek is anders bij een live event dan bij een hybride evenement. De aanwezigen in de studio kunnen tenslotte direct reageren waardoor er een dialoog opgezet kan worden. Met online publiek is dat lastig, aangezien er vrijwel altijd enige mate van vertraging op de lijn zit. Onderlinge discussie is dus niet handig. Er zijn uiteraard manieren om dit te ondervangen, door kijkers bijvoorbeeld via social media, polls en live chat te betrekken bij het geheel. Op die manier is er toch interactie, zij het iets minder persoonlijk. 

Bij sommige evenementen is het wenselijk om zogenoemde Breakout Rooms te gebruiken, waarbij de deelnemers op de fysieke locatie worden opgesplitst in kleinere groepen voor overleg of korte workshops. Ook voor online deelnemers is dit goed te organiseren door ze in speciale subsessies te plaatsen. Op die manier sorteer je hetzelfde effect zonder dat er ook maar iemand uit zijn/haar luie stoel hoeft op te staan.

Zorg voor een goede regie

Goede regie is key! Vanuit de regie wordt het hele evenement vastgelegd en wordt er bepaald welke beelden er op welk moment te zien zijn voor het thuispubliek. Ook de inzet van online sprekers of gasten verloopt via de regie, zodat er altijd controle is over wie er op welk moment spreekt.

Zorg voor een goede moderator

Net zo belangrijk als de regie is het gebruik van een goede moderator. Een moderator leidt het gesprek in goede banen en zorgt dat er een gebalanceerde afwisseling is tussen interactie met live publiek en thuispubliek. Een tweede moderator is zelfs geen overbodige luxe. Op die manier kan de live gastheer zich focussen op de fysieke locatie, terwijl een online host de online omgeving kan monitoren, vragen en reacties van het online publiek kan verzamelen en deze via de live host inbrengen in de live sessie.

TIPS HYBRIDE EVENTS

Na het evenement

Online delen van het evenement

Na afloop van het evenement kun je het evenement online zetten zodat het tot in de oneindigheid bekeken kan worden. Een groot voordeel hiervan is dat je de registratie van het event in aparte sessies kunt opknippen en zodoende als hapklare brokken kunt presenteren.

Marketing fragmenten

Voor marketingdoeleinden kan het erg nuttig zijn om de opnames in korte fragmenten op te laten knippen.

Podcast maken

Als er sprekers zijn die hun presentaties doen zonder noemenswaardige visuele toevoegingen, kan het enorm nuttig zijn om de audio van die sprekers om te laten zetten naar een podcast. Op die manier wordt het bereik van een hybride event nog meer vergroot.

Live stream

Wat kost een hybride evenement bij AudioVision

De kosten zijn afhankelijk van veel variabelen, het aantal camera’s, de locatie, het streaming platform, of er ook belichting bij moet etc. Wanneer u contact met ons opneemt kijken we graag samen naar de kosten en stellen we een gepersonaliseerde offerte op. 

FAQ

Veelgestelde vragen over live steams en hybride events

Ja dat kan! We zorgen ruim van te voren voor een deelbare link plus instructie.

We kunnen verbinden met alle mogelijke live stream en vergader platforms.  We ondersteunen dus niet alleen streamingdiensten zoals Youtube, Facebook, Vimeo etc., maar ook Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts waarbij het mogelijk is om kijkers in de uitzending te halen en live hun vragen te beantwoorden.

Hybride evenement

Andere vragen? Neem dan contact met ons op

contact AudioVision

Advies nodig? Wij helpen u graag!

Neem nu contact met ons op. 
★★★★★ 9.1 (51 reviews)