Hybride events organiseren
Alle voordelen van online en fysieke evenementen
Hybride evenementen
Een hybride evenement is een evenement dat je zowel fysiek als online kunt bijwonen. Het vindt dus plaats op een locatie met live publiek maar wordt ook uitgezonden via internet. Daarbij bestaat het online gedeelte niet alleen uit een live stream maar er vindt ook interactie plaats met het online publiek. Op die manier kunnen geïnteresseerden die niet in de gelegenheid zijn om naar de locatie te komen toch deelnemen aan het evenement.
Een hybride event is dus de perfecte manier om een veel groter publiek te bereiken, zonder de noodzaak voor een extreem grote locatie.
Vraag hier uw gepersonaliseerde offerte aan en ontdek wat we voor jou kunnen betekenen.
Op tijd klaar
20+ jaar ervaring
Altijd bereikbaar
We leveren al event support voor:
Wat is een hybride evenement?
Hybride events zijn een combinatie van een fysiek evenement en een online of livestream event. Jij en je publiek kunnen dus volledig kiezen of je op locatie aanwezig bent of liever via livestream volgt, zonder in te boeten op de nodige interactie. Of het nu om een congres, bedrijfsfeest of festival gaat, hybride events zijn de perfecte manier om zonder grote ruimte of locatie toch een groot (of zelfs wereldwijd) publiek te bereiken.
Als partner voorziet AudioVision je hybride evenement niet alleen van de nodige beeld-, licht-, en audioapparatuur, we denken ook mee na over content, regie en zoveel meer.
Top 5 voordelen van een hybride evenement
- Duurzaam: Hybride events zorgen ervoor dat mensen niet per se hoeven te reizen om deel te nemen. Vriendelijk voor het milieu èn je portemonnee dus.
- Herbruikbaar: Je kan je hybride evenement live streamen en tegelijkertijd ook opnemen. Zo heb je niet alleen relevante content voor je (sociale)mediakanalen, maar kan je je presentaties ook op een later moment heruitzenden.
- Altijd interactief: Ondanks de letterlijke afstand tussen de moderator/presentator en het online publiek, zijn er verschillende mogelijkheden om tijdens je hybride evenement toch iedereen te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan live chat, breakout rooms of social media.
- Persoonlijke beleving: Je geeft je publiek of gasten de mogelijkheid om voor een volledige beleving op maat te kiezen. Of ze nu liever
fysiek aanwezig zijn of druk bezig zijn met andere zaken in hun werk- of privéleven, de keuze is volledig aan hun.
Nog steeds niet helemaal overtuigd van het organiseren van hybride events? Bekijk dan zeker ook eens de andere voordelen!
Hoe organiseer je een hybride evenement?
Voorbereiding
Bij de organisatie van hybride events moet je, vrij letterlijk, met dubbel zoveel dingen rekening houden vergeleken met het klassieke live- of online event. Met deze tips ben je alvast een stapje dichter bij het ideale resultaat.
Zorg voor de juiste uitnodigingen
Wanneer je de uitnodigen van je hybride event uitstuurt, is het belangrijk dat je meteen duidelijkheid schept. Verstuur dus aparte uitnodigingen voor het live evenement en het online event, of vermeld nadrukkelijk dat er verschillende mogelijkheden zijn.
Werkt alle techniek?
Een haperende stream, instabiele internetconnectie en andere technische mankementen kunnen er al snel voor zorgen dat (digitale) kijkers afhaken. Daarom is het belangrijk om het technische luik van je hybride evenementen vooraf altijd goed te testen. Zijn je eventuele led schermen correct verbonden? Staan je camera’s en microfoons op de juiste plekken? Loopt de livestream soepel? Je evenement valt en staat met de juiste techniek.
Kies de juiste streamingdienst
Om een goede livestream op te zetten, is het niet alleen belangrijk om het correcte livestream materiaal te gebruiken, ook de juiste streamingdienst (YouTube, Facebook, Zoom…) is belangrijk om je hybride evenement zo goed mogelijk te laten verlopen. Weet je niet zo goed welke streamingdienst je moet kiezen of hoe je je livestream juist moet opzetten? Ook daar kan AudioVision je volledig in ontzorgen.
Zet je content op punt
Het is belangrijk dat je content niet alleen inhoudelijk goed zit, maar ook al goed van te voren klaar staat. Last minute wijzigingen zijn nooit zonder risico, dus spreek altijd een strikte en duidelijke deadline af voor content productie .
Tijdens het evenement
Zorg voor voldoende interactie
Bij hybride events is het belangrijk dat je niet alleen voor voldoende interactie zorgt met de mensen op locatie, maar ook de nodige aandacht geeft aan je online publiek. Hoewel de interactie met hen vaak minder persoonlijk is, zijn er tegenwoordig heel wat verschillende manieren om ze bij je lezing of presentatie te betrekken. Denk hierbij aan social media toepassingen, een live chat of zelfs breakout rooms waar je mensen ook digitaal in tijdelijke kleine groepen kunt zetten om te brainstormen, discussiëren of een vraagstuk te beantwoorden.
Kies de juiste moderator(s)
Om voldoende interactie te kunnen voorzien heb je bij ook een goede moderator nodig. Een moderator leidt de presentaties, gesprekken en een groot deel van je evenement in goede banen. Bij hybride events zijn twee of meer moderators zelfs geen overbodige luxe. Zo kan er één iemand zich bijvoorbeeld focussen op het live gedeelte terwijl de andere zich meer bezighoudt met het online event.
Stel een sterke regie samen
Een moderator of presentator mag zo goed zijn als eender wie, zonder goede regie draait alles in de soep. Dat beperkt zich niet alleen tot de persoon die op de knopjes duwt, sterke communicatie en samenwerking tussen de presentators/moderators, camera- en klankmannen en alle andere medewerkers zijn de sleutel tot alle succesvolle hybride events.
Na het evenement
Deel je evenement online
Nadat je hybride evenement afgelopen is, kun je het online delen om nog meer mensen te betrekken. Je kunt het zelfs in blokken opdelen zodat je iedereen direct naar de relevante presentaties kunt sturen.
Zet je content in voor verschillende doelen
Na hybride events heb je vaak een enorme bron aan content om te recycleren en in te zetten op verschillende andere kanalen. Denk bijvoorbeeld aan fragmenten die relevant zouden kunnen zijn voor marketing. Presentaties of gesprekken die niet per se ondersteund moeten worden met visuele elementen kan je zelfs gebruiken om een podcast mee te maken.
Hoeveel kost een hybride evenement?
Het kostenplaatje van hybride events is afhankelijk van verschillende variabelen. Het aantal camera’s, de locatie, belichting … Uit een onderzoek van MPI (Meeting Professionals International) blijkt dat een basis hybride evenement gemiddeld 7.500 tot 22.000 euro kosten maakt. De verdeling van het budget tussen alle benodigdheden komt volgen MPI ongeveer neer op:
- 42% voor videoproductie (licht, geluid, schermen, microfoons …)
- 30% voor streaming (camera’s, mankracht …)
- 10% voor virtueel platform
- 8% voor advies
- 6% voor content
- 2% voor internet
- 1% voor decor
Wil je graag een concretere offerte? Neem contact met ons op en dan bekijken we graag wat we voor u kunnen betekenen.
Twijfels? Helder beantwoord.
Geen veelgestelde vragen gevonden.
Komen jullie ook buiten de Randstad?
Ja. We produceren events door heel Nederland. Transportkosten bespreken we altijd vooraf, zodat u weet waar u aan toe bent.
Wat als de planning op de dag zelf verschuift?
Dat gebeurt vaker dan u denkt. Ons team schakelt mee zonder stress. Eén aanspreekpunt, korte lijnen, en een tech die rustig blijft als het tempo verandert.
Hoe voorkom ik verrassingen op de factuur?
Alle keuzes worden vooraf besproken en vastgelegd. Wijzigingen op locatie stemmen we direct af. Geen extra’s achteraf waar u niet van wist.
We weten nog niet precies wat we nodig hebben.
Dat hoeft ook niet. In een kort gesprek brengen we samen in kaart wat u wilt bereiken en wat daarvoor nodig is. U krijgt een concreet voorstel, geen open eindjes.
Kan ik mijn congres ook online uitzenden?
Ja we kunnen een livestream opzetten voor het congress. We hebben veel ervaring met hybride evenementen met zowel online als offline gasten.
Ik weet niet precies wat ik nodig heb voor mijn evenement, kan ik advies krijgen van jullie?
Je kan altijd contact met ons opnemen voor een advies op maat. Wij kunnen u helpen bij het bestellen van de juiste apparatuur.
Reviews
Bekijk de scores en ervaringen
Geweldig bedrijf voor de huur van audio apparatuur! 7 Dubai sterren. Goede kwaliteit materiaal en fantastische service en snelle flexibele hulp. Aanrader om je spullen hier te regelen en zaken mee te doen.
Als evenementenbureau is het belangrijk om een krachtige en meedenkende partner te hebben in de wondere wereld van geluid en licht. Daarin heeft Folkert-Jan zich al meermaals enorm laten uitblinken. Ik kan zijn bedrijf enorm aanbevelen aan iedereen die graag samenwerkt met een bedrijf dat meedenkt, altijd een stapje extra doet en ook bij brandjes helpt om te blussen.
The AudioVision team is fantastic! Helped us get 2 monitors for a trade show at almost the last minute. Was helpful with set up and a small issue we had, but FJ and the team are great!
Heel prettig samengewerkt met AudioVision. Vanaf het eerste contact snelle reacties en een duidelijke prijsopgave. Ze denken echt mee over wat mogelijk is binnen je budget en zorgen dat alles ruim op tijd klaarstaat. Door hun rustige en professionele aanpak ervaren zowel de organisatie als de sprekers geen stress. Alles is soepel en goed verlopen – precies wat je wilt bij een event.
Zeer toegankelijke medewerkers die snel duidelijke antwoorden geven. Prima prijs, flexibel in leveren en ophalen en ook belangrijk: kwalitatief goede schermen waardoor de stands op het event nog beter zichtbaar waren.
Excellent service. We did an event with them in Amsterdam on a short notice and the team went above and beyond to make sure that everything was perfect. Highly recommend!
Snel geregeld en top geluid voor een event
Goede service en goed materiaal, niks op aan te merken!
Top service, top materiaal!
I hired a sound system and multiple microphones last week from Audio Utrecht for a very important company event. Fokkert-Jan and the onsite tech Vigo provided an excellent service, clear communication, Customer orientated and were very flexible, thorough and efficient. I relied on their advice on what equipment I’d need for the event and and everything was perfect and exactly what we’d agreed upon. Equipment was in really good condition. I am a very satisfied customer and I’ll be a returning customer as well. Highly recommend!
Super service, kundig personeel. Ze leverden ook alle kabels erbij voor de specifieke setup die ik had – zonder extra kosten. Top!
Wilt u contact opnemen of een offerte aanvragen?
"*" geeft vereiste velden aan
Uw event: grondig voorbereid. Perfect uitgevoerd.
Een evenement organiseren is al druk genoeg. Planning, sprekers, locatie, klantverwachtingen: u draagt het allemaal. Dan wilt u niet óók nog nadenken over cues, kabels en “waarom klinkt dit ineens anders?”.
Wij nemen de techniek van uw event van begin tot eind op ons. Helder plan, strakke opbouw, scherpe showbediening en een nette oplevering. Met één aanspreekpunt en een team dat meebeweegt als het op locatie anders loopt.
Vertel kort wat u gaat organiseren. Dan maken wij het concreet.