Een livestream organiseren
Wat komt daar allemaal bij kijken?
Een livestream organiseren: wat komt daar allemaal bij kijken?
Live streaming is nauwelijks meer weg te denken uit het dagelijks leven. Doordat fysieke bijeenkomsten in de afgelopen jaren lastiger zijn geworden, grijpen steeds meer organisaties naar the next best thing: online events / livestreams organiseren. Daarnaast maken hybride evenementen het tegenwoordig mogelijk om een veel groter publiek te bereiken. Niet langer is de grootte van een zaal bepalend voor de grootte van het publiek want ook thuis vanaf de bank of op kantoor kan iedereen virtueel aanwezig zijn.
Op tijd klaar
20+ jaar ervaring
Altijd bereikbaar
We leveren al event support voor:
Voorbereiding van de livestream
Bij het organiseren van een professionele live stream komt een hoop kijken. Daarom is het goed om een aantal zaken op een rij te zetten voordat je begint.
Online of hybride evenement
Allereerst is het belangrijk om vast te stellen of het evenement volledig online moet plaatsvinden of dat het een hybride event moet worden. Bij een hybride evenement is een deel van het publiek fysiek aanwezig en kijkt de rest mee via een live stream. Het voordeel van een hybride bijeenkomst is dat er makkelijk interactie kan plaatsvinden met het live publiek, terwijl een volledig online evenement juist als voordeel heeft dat er slechts een relatief kleine ruimte voor nodig is.
Verder zijn er een aantal organisatorische zaken die vooraf bepaald moeten worden:
- Hoeveel sprekers zijn er?
- Is er een dagvoorzitter of presentator?
- Zijn er sprekers op afstand of op locatie?
- Moeten er losse video’s worden afgespeeld?
- Wie doet de regie?
Livestream locatie
Wanneer de grote lijnen van het evenement zijn uitgezet, kun je gaan kijken naar een geschikte locatie. Heb je al iets op het oog? En past die locatie bij het evenement dat je voor ogen hebt? Een mooie ruimte met een goede uitstraling is natuurlijk een goed begin maar denk ook aan de praktische kant. Want is er een snelle en stabiele internetverbinding aanwezig? Kun je er gemakkelijk apparatuur kwijt en kun je deze gemakkelijk laden en lossen bij de locatie? Bij een hybride evenement moet je natuurlijk ook denken aan bereikbaarheid voor het publiek en voldoende parkeergelegenheid.
Podium setting livestream
Ook de podium setting is belangrijk. Voor een live stream gevuld met losse presentaties zullen andere voorbereidingen moeten worden getroffen dan voor bijvoorbeeld een panel- of tafelgesprek. Daarnaast is het ook aan te raden om goed na te denken over de sfeer die het online evenement moet uitstralen. Daarbij kan gedacht worden aan het decor en graphics die gebruikt bij het organiseren van een live stream.
Content en communicatie
Live streams zijn eigenlijk zelden een one man show. Bij een professioneel online evenement komen vaak meerdere sprekers aan het woord. Daarnaast kan interactie met het publiek een onderdeel zijn. Misschien bellen er wel sprekers in om het woord te nemen? Het is daarom belangrijk om goed te communiceren met alle sprekers. Spreek duidelijk af welke content ze willen delen en hoe ze dat willen doen.
- Hebben ze een PowerPoint-presentatie en kunnen ze die al van te voren delen?
- Hebben ze video’s die afgespeeld moeten worden?
- Willen ze tijdens het evenement zelf de presentatie ‘doorklikken’ of doet iemand anders dat?
Het is altijd verstandig om de multimedia vooraf te testen voordat de live stream gaat plaatsvinden, zodat je zeker weet dat alle content geschikt is en goed werkt. Als er sprekers inbellen, kun je dit ook offline testen voorafgaand aan het evenement.
Tijdens het evenement
Op de dag van de live stream is het natuurlijk van belang dat alles in goede banen wordt geleid. Gasten en sprekers moeten weten waar ze aan toe zijn, de techniek moet tot in de puntjes verzorgd zijn.
Begeleiding
Als er (gast)sprekers aan bod komen, is het wel zo prettig als ze ruim van tevoren weten waar ze aan toe zijn.
- Want hoe komen ze op en waar gaan ze zitten / staan?
- In welke camera moeten ze kijken?
- Is het verstandig om eventuele (technische) vragen voorafgaand aan het gesprek door te nemen zodat ze zich kunnen voorbereiden?
- Wellicht is het zelfs verstandig om een volledige repetitie te doen voordat de live stream start.
- Een goed draaiboek is essentieel voor een soepel verloop van het event. De event manager moet de schakel zijn tussen de technische faciliteiten en het programma.
- En ook niet onbelangrijk: tijdsbewaking! De klok moet in de gaten worden gehouden, zodat er een ritme blijft in de live stream. De aandacht van het publiek mag natuurlijk niet worden verloren.
Belichting, beeld en audio
En dan is er natuurlijk nog de techniek. Zijn de sprekers goed verstaanbaar en zichtbaar? Is de ruimte mooi uitgelicht en is de online verbinding in orde? Kunnen (in)bellers moeiteloos contact maken? Al deze dingen moeten voorafgaand aan de live stream uitvoerig getest zijn om een mooi eindresultaat te garanderen.
Meer weten over welke apparatuur je nodig hebt? Bekijk dan onze pagina over wat je nodig hebt voor een goede livestream?
Na het evenement
Zelfs wanneer het evenement erop zit en de stream offline is, is het werk nog niet gedaan.
Afhankelijk van de wensen van de klant kan er van de live stream nog een volledige opname gemaakt worden. Dat kan een integrale uitzending zijn maar de beelden kunnen uiteraard ook nog bewerkt en geknipt worden tot een perfect eindproduct.
Met een evaluatiegesprek kan er tenslotte gekeken worden naar eventuele verbeterpunten voor volgende evenementen.
Hulp nodig bij het organiseren van een livestream / online event?
Kun je na het lezen van deze leidraad wel een helpende hand gebruiken bij het organiseren van jouw online event? Of besteed je liever de gehele operatie uit? AudioVision helpt je graag! Samen gaan we op zoek naar de ideale manier om jouw online of hybride livestream in goede banen te leiden, met de juiste organisatie, planning en apparatuur.
Kies wat u nodig hebt
Full service op jouw locatie
Heb je zelf al een locatie voor je evenement maar ben je nog op zoek naar een betrouwbare partner voor de verzorging van de techniek?
Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op!
Twijfels? Helder beantwoord.
Geen veelgestelde vragen gevonden.
Komen jullie ook buiten de Randstad?
Ja. We produceren events door heel Nederland. Transportkosten bespreken we altijd vooraf, zodat u weet waar u aan toe bent.
Wat als de planning op de dag zelf verschuift?
Dat gebeurt vaker dan u denkt. Ons team schakelt mee zonder stress. Eén aanspreekpunt, korte lijnen, en een tech die rustig blijft als het tempo verandert.
Hoe voorkom ik verrassingen op de factuur?
Alle keuzes worden vooraf besproken en vastgelegd. Wijzigingen op locatie stemmen we direct af. Geen extra’s achteraf waar u niet van wist.
We weten nog niet precies wat we nodig hebben.
Dat hoeft ook niet. In een kort gesprek brengen we samen in kaart wat u wilt bereiken en wat daarvoor nodig is. U krijgt een concreet voorstel, geen open eindjes.
Kan ik mijn congres ook online uitzenden?
Ja we kunnen een livestream opzetten voor het congress. We hebben veel ervaring met hybride evenementen met zowel online als offline gasten.
Ik weet niet precies wat ik nodig heb voor mijn evenement, kan ik advies krijgen van jullie?
Je kan altijd contact met ons opnemen voor een advies op maat. Wij kunnen u helpen bij het bestellen van de juiste apparatuur.
Reviews
Bekijk de scores en ervaringen
Geweldig bedrijf voor de huur van audio apparatuur! 7 Dubai sterren. Goede kwaliteit materiaal en fantastische service en snelle flexibele hulp. Aanrader om je spullen hier te regelen en zaken mee te doen.
Als evenementenbureau is het belangrijk om een krachtige en meedenkende partner te hebben in de wondere wereld van geluid en licht. Daarin heeft Folkert-Jan zich al meermaals enorm laten uitblinken. Ik kan zijn bedrijf enorm aanbevelen aan iedereen die graag samenwerkt met een bedrijf dat meedenkt, altijd een stapje extra doet en ook bij brandjes helpt om te blussen.
The AudioVision team is fantastic! Helped us get 2 monitors for a trade show at almost the last minute. Was helpful with set up and a small issue we had, but FJ and the team are great!
Heel prettig samengewerkt met AudioVision. Vanaf het eerste contact snelle reacties en een duidelijke prijsopgave. Ze denken echt mee over wat mogelijk is binnen je budget en zorgen dat alles ruim op tijd klaarstaat. Door hun rustige en professionele aanpak ervaren zowel de organisatie als de sprekers geen stress. Alles is soepel en goed verlopen – precies wat je wilt bij een event.
Zeer toegankelijke medewerkers die snel duidelijke antwoorden geven. Prima prijs, flexibel in leveren en ophalen en ook belangrijk: kwalitatief goede schermen waardoor de stands op het event nog beter zichtbaar waren.
Excellent service. We did an event with them in Amsterdam on a short notice and the team went above and beyond to make sure that everything was perfect. Highly recommend!
Snel geregeld en top geluid voor een event
Goede service en goed materiaal, niks op aan te merken!
Top service, top materiaal!
I hired a sound system and multiple microphones last week from Audio Utrecht for a very important company event. Fokkert-Jan and the onsite tech Vigo provided an excellent service, clear communication, Customer orientated and were very flexible, thorough and efficient. I relied on their advice on what equipment I’d need for the event and and everything was perfect and exactly what we’d agreed upon. Equipment was in really good condition. I am a very satisfied customer and I’ll be a returning customer as well. Highly recommend!
Super service, kundig personeel. Ze leverden ook alle kabels erbij voor de specifieke setup die ik had – zonder extra kosten. Top!
Wilt u contact opnemen of een offerte aanvragen?
"*" geeft vereiste velden aan
Uw event: grondig voorbereid. Perfect uitgevoerd.
Een evenement organiseren is al druk genoeg. Planning, sprekers, locatie, klantverwachtingen: u draagt het allemaal. Dan wilt u niet óók nog nadenken over cues, kabels en “waarom klinkt dit ineens anders?”.
Wij nemen de techniek van uw event van begin tot eind op ons. Helder plan, strakke opbouw, scherpe showbediening en een nette oplevering. Met één aanspreekpunt en een team dat meebeweegt als het op locatie anders loopt.
Vertel kort wat u gaat organiseren. Dan maken wij het concreet.