Hybride events organiseren: alle voordelen van online en fysiek

Een hybride evenement is een evenement dat je zowel fysiek als online kunt bijwonen. Het vindt dus plaats op een locatie met live publiek maar wordt ook uitgezonden via internet. Daarbij bestaat het online gedeelte niet alleen uit een live stream maar er vindt ook interactie plaats met het online publiek. Op die manier kunnen geïnteresseerden die niet in de gelegenheid zijn om naar de locatie te komen toch deelnemen aan het evenement.
Een hybride event is dus de perfecte manier om een veel groter publiek te bereiken, zonder de noodzaak voor een extreem grote locatie.

Vraag hier uw gepersonaliseerde offerte aan en ontdek wat we voor jou kunnen betekenen.

Benieuwd naar hoe jouw hybride evenement er uit zou kunnen zien? Bekijk het voorbeeld hieronder

Maatwerk Awards Online   >
Live stream

HYBRIDE EVENTS

Wat is een hybride evenement?

Hybride events zijn een combinatie van een fysiek evenement en een online of livestream event. Jij en je publiek kunnen dus volledig kiezen of je op locatie aanwezig bent of liever via livestream volgt, zonder in te boeten op de nodige interactie. Of het nu om een congres, bedrijfsfeest of festival gaat, hybride events zijn de perfecte manier om zonder grote ruimte of locatie toch een groot (of zelfs wereldwijd) publiek te bereiken.

Als partner voorziet AudioVision je hybride evenement niet alleen van de nodige beeld-, licht-, en audioapparatuur, we denken ook mee na over content, regie en zoveel meer.

Inhoudsopgave

HYBRIDE EVENTS

Top 5 voordelen van een hybride evenement 

  • Duurzaam: Hybride events zorgen ervoor dat mensen niet per se hoeven te reizen om deel te nemen. Vriendelijk voor het milieu èn je portemonnee dus.
  • Herbruikbaar: Je kan je hybride evenement live streamen en tegelijkertijd ook opnemen. Zo heb je niet alleen relevante content voor je (sociale)mediakanalen, maar kan je je presentaties ook op een later moment heruitzenden.
  • Altijd interactief: Ondanks de letterlijke afstand tussen de moderator/presentator en het online publiek, zijn er verschillende mogelijkheden om tijdens je hybride evenement toch iedereen te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan live chat, breakout rooms of social media.
  • Persoonlijke beleving: Je geeft je publiek of gasten de mogelijkheid om voor een volledige beleving op maat te kiezen. Of ze nu liever
    fysiek aanwezig zijn of druk bezig zijn met andere zaken in hun werk- of privéleven, de keuze is volledig aan hun.

Nog steeds niet helemaal overtuigd van het organiseren van hybride events? Bekijk dan zeker ook eens de andere voordelen!

AOB congres CASE

 

“Ze leveren snelle en goede service en denkt mee om het juiste materiaal voor je event te leveren

Hybride events

Hoe organiseer je een hybride evenement?

Voorbereiding

Bij de organisatie van hybride events moet je, vrij letterlijk, met dubbel zoveel dingen rekening houden vergeleken met het klassieke live- of online event. Met deze tips ben je alvast een stapje dichter bij het ideale resultaat.

Zorg voor de juiste uitnodigingen

Wanneer je de uitnodigen van je hybride event uitstuurt, is het belangrijk dat je meteen duidelijkheid schept. Verstuur dus aparte uitnodigingen voor het live evenement en het online event, of vermeld nadrukkelijk dat er verschillende mogelijkheden zijn.

Werkt alle techniek?

Een haperende stream, instabiele internetconnectie en andere technische mankementen kunnen er al snel voor zorgen dat (digitale) kijkers afhaken. Daarom is het belangrijk om het technische luik van je hybride evenementen vooraf altijd goed te testen. Zijn je eventuele led schermen correct verbonden? Staan je camera’s en microfoons op de juiste plekken? Loopt de livestream soepel? Je evenement valt en staat met de juiste techniek.

Kies de juiste streamingdienst 

Om een goede livestream op te zetten, is het niet alleen belangrijk om het correcte livestream materiaal te gebruiken, ook de juiste streamingdienst (YouTube, Facebook, Zoom…) is belangrijk om je hybride evenement zo goed mogelijk te laten verlopen. Weet je niet zo goed welke streamingdienst je moet kiezen of hoe je je livestream juist moet opzetten? Ook daar kan AudioVision je volledig in ontzorgen.

Zet je content op punt

Het is belangrijk dat je content niet alleen inhoudelijk goed zit, maar ook al goed van te voren klaar staat. Last minute wijzigingen zijn nooit zonder risico, dus spreek altijd een strikte en duidelijke deadline af voor content productie .

TIPS HYBRIDE EVENTS

Tijdens het evenement

Zorg voor voldoende interactie

Bij hybride events is het belangrijk dat je niet alleen voor voldoende interactie zorgt met de mensen op locatie, maar ook de nodige aandacht geeft aan je online publiek. Hoewel de interactie met hen vaak minder persoonlijk is, zijn er tegenwoordig heel wat verschillende manieren om ze bij je lezing of presentatie te betrekken. Denk hierbij aan social media toepassingen, een live chat of zelfs breakout rooms waar je mensen ook digitaal in tijdelijke kleine groepen kunt zetten om te brainstormen, discussiëren of een vraagstuk te beantwoorden.

Kies de juiste moderator(s)

Om voldoende interactie te kunnen voorzien heb je bij ook een goede moderator nodig. Een moderator leidt de presentaties, gesprekken en een groot deel van je evenement in goede banen. Bij hybride events zijn twee of meer moderators zelfs geen overbodige luxe. Zo kan er één iemand zich bijvoorbeeld focussen op het live gedeelte terwijl de andere zich meer bezighoudt met het online event.

Stel een sterke regie samen

Een moderator of presentator mag zo goed zijn als eender wie, zonder goede regie draait alles in de soep. Dat beperkt zich niet alleen tot de persoon die op de knopjes duwt, sterke communicatie en samenwerking tussen de presentators/moderators, camera- en klankmannen en alle andere medewerkers zijn de sleutel tot alle succesvolle hybride events.

TIPS HYBRIDE EVENTS

Na het evenement

Deel je evenement online

Nadat je hybride evenement afgelopen is, kun je het online delen om nog meer mensen te betrekken. Je kunt het zelfs in blokken opdelen zodat je iedereen direct naar de relevante presentaties kunt sturen.

Zet je content in voor verschillende doelen

Na hybride events heb je vaak een enorme bron aan content om te recycleren en in te zetten op verschillende andere kanalen. Denk bijvoorbeeld aan fragmenten die relevant zouden kunnen zijn voor marketing. Presentaties of gesprekken die niet per se ondersteund moeten worden met visuele elementen kan je zelfs gebruiken om een podcast mee te maken.

Live stream

Hoeveel kost een hybride evenement?

Het kostenplaatje van hybride events is afhankelijk van verschillende variabelen. Het aantal camera’s, de locatie, belichting … Uit een onderzoek van MPI (Meeting Professionals International) blijkt dat een basis hybride evenement gemiddeld 7.500 tot 22.000 euro kosten maakt. De verdeling van het budget tussen alle benodigdheden komt volgen MPI ongeveer neer op:

  • 42% voor videoproductie (licht, geluid, schermen, microfoons …)
  • 30% voor streaming (camera’s,  mankracht …)
  • 10% voor virtueel platform
  • 8% voor advies
  • 6% voor content
  • 2% voor internet
  • 1% voor decor

Wil je graag een concretere offerte? Neem contact met ons op en dan bekijken we graag wat we voor u kunnen betekenen.

FAQ

Veelgestelde vragen over live steams en hybride events

Ja dat kan! We zorgen ruim van te voren voor een deelbare link plus instructie.

We kunnen verbinden met alle mogelijke live stream en vergader platforms.  We ondersteunen dus niet alleen streamingdiensten zoals Youtube, Facebook, Vimeo etc., maar ook Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts waarbij het mogelijk is om kijkers in de uitzending te halen en live hun vragen te beantwoorden.

Hybride event

Andere vragen? Neem dan contact met ons op

contact AudioVision

Advies nodig? Wij helpen u graag!

Neem nu contact met ons op. 
★★★★★ 9.1 (51 reviews)